为了切实加强机关日常事务管理，节约开支，堵塞漏洞，特制定本规定。

一、关于档案管理

（一）各部门设兼职档案员一名。各部门主要负责人为本部门档案归档工作第一责任人，负责检查督促本部门当年已结案件卷宗的归档，负责对本部门历年来未归档档案的清理归档工作。此项工作纳入岗位目标考核内容，各部门案卷归档率低于95％的，每低一个百分点，扣部门5分。档案室年终为院岗位目标考核领导小组提供准确数据，另外对各部门历年来未入库档案的清理归档情况也将纳入考核内容。

（二）本院工作人员因工作需要查阅档案的，由所在部门负责人签署意见，经该部门分管院长同意，办公室登记后查阅。外单位及相关部门查阅档案的，报分管办公室工作的院领导同意，按办公室有关规定履行手续后查阅。涉及到查阅本院机关财务、人事、行政等档案材料必须经院长同意。

（三）律师查阅档案，应持介绍信、当事人委托函和律师执业证，通过案件承办人签署意见，庭负责人同意，办公室主任批准，办理查阅手续。

（四）档案室应严格执行最高法院关于“除本院各审判业务部门和上级法院，可以调阅人民法院的诉讼档案外，其他单位和个人，一律不得调阅或借阅人民法院的诉讼档案，如需利用人民法院诉讼档案的，可以到人民法院查阅诉讼档案的正卷”的规定。上级法院因工作需要调阅卷宗的，由本院立案庭统一负责办理，并经庭长、主管院领导签字同意后到办公室办理调卷手续。党委、人大及相关部门调阅档案卷宗的，按有关规定办理。

（五）复印档案室卷宗材料的应经档案员同意，并接受档案员监督，复印范围不得超出申请范围，且只能在档案室复印，并按规定交纳一定复印费。

二、关于机要、文印、办公用品管理

（一）本院机要室只负责上级机要文件、电报的传阅和办理，负责全院机要件和密码电报收发及管理，不接受干警私事委托以及与审判、行政管理无关的事务。

（二）本院各部门应严格遵守荆州市中级人民法院院印管理的有关规定，各部门负责人应增强责任意识，加强对本部门各类文书的拟稿、核稿、审校工作，确保文书质量。

院印管理工作由办公室一名副主任负责，实行专人管理，印章管理人员必须忠于职守，坚持原则，对每一份文书认真核对，仔细检查，严格登记。需加盖院印的各类文书，必须由本院领导签发，未经院领导签发的，一律不予加盖。

（三）办公室负责打印的文书，限于需要加盖院印的各种法律文书、综合部门制作的文件材料。其他文件交办公室打印，应征得办公室主任同意。

（四）文印用纸应符合文书所要求的规格、数量，既要保证工作需要，又要合理使用纸材，节约成本，防止浪费和滥印。文书校对人员要认真负责，仔细校对，并在“打印文书单”上签名，文书印刷后又发现差错的，由交办单位和核对人员负责。因工作失误造成重印、多印、滥印的，按岗位目标考核办法计算核对人员和该部门负责人的罚分。

（五）办公室设有诉讼材料用纸、墨水等办公日用品仓库，各部门需要时，由部门负责人申请，办公室同意并登记后各部门派专人按人员数量和工作量领取。

三、关于水电及清洁卫生管理

（一）办公室保证上班期间办公楼水电畅通，非工作时间停止办公楼水电输送。确因工作需要用水用电的，应事先通知办公室作出安排。

（二）严格按作息时间开放和关闭电梯。因会议、加班等原因需要非工作时间使用电梯的，由办公室另行安排。

（三）各部门应本着节约的原则使用空调，启用空调时的气温夏季控制在30℃以上，冬季控制在8℃以下。

（四）加强住宅区的水电、卫生管理。办公室每两月与干警结算一次水电费用，并张榜公布。如发现私自损坏、拆卸水电表和擅自修改室外电路的，通报全院，并按上次结算水电费的标准双倍计收水电费，直接从其工资中扣缴。住宅楼道的卫生，由院办公室划定各住户的责任区域，由各住户具体负责，办公室定期检查通报。

（五）加强节约、安全教育和管理。院办公室对办公楼、审判区域的楼道、走廊、卫生间的卫生、水电管理划定各部门的责任区域。部门主要负责人为本部门清洁卫生管理第一责任人，负责检查、督促部门人员搞好部门所属办公室、审判庭、走廊等卫生区域的打扫。负责每天对所属区域办公室关灯，卫生间关水，门窗安全情况进行检查等。办公室将会同有关部门不定期检查、监督、通报，并纳入岗位目标考核内容。

四、关于计算机网络管理

（一）为了安全使用计算机，防止泄密事件发生，根据省高院及市委保密局有关规定，各部门负责人应加强本部门计算机网络安全管理，指定一名专人负责此项工作的管理和维护。

（二）各部门的裁判文书和行政公文一律交本院文印室打印，其它需要打印的材料，办公室根据各部门选定的计算机进行统计登记后，断开网络可以制作打印，切实做到上网的不打印，打印的不上网，确保上网的计算机不涉及与案件审判业务或本院行政管理相关的内容。若私自在非指定的计算机上打印各类材料，造成泄密事件的，应严肃追究相关责任人的责任。

（三）在计算机上处理审判业务或涉密文件时，要切实做到“上网不涉密，涉密不上网”。有关案件审判或机关涉密信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。

五、关于警车管理

（一）各部门负责人应加强对警车的管理，并协助办公室对驾驶员进行教育、监督。严格警车的使用和管理，警车只能用于办案和执行公务。各部门不得以任何理由将警车租借给其他任何单位和个人使用。严禁用警车办私事。

（二）各部门负责人应严格执行车辆回场停放制度。下班后和双休日、本院所有警车必须入库停放，不准将警车停放在宾馆、酒店等公共娱乐场所或者其它地方。“五一”、“十一”、春节长假期间，警车必须由院统一封存停放本院车库。

（三）根据省高院、本院有关车辆管理使用规定，办公室将协同监察室定期、不定期对各部门警车管理情况进行检查、通报，并将其纳入岗位目标考核内容。