检 索
 

档案管理规定
作者:   发布时间: 2011-12-16 14:48:00
为了加强档案管理,确保档案安全,规范档案利用,根据《中华人民共和国档案法》、《人民法院档案管理办法》,结合本院实际,特制定本规定。
一、机构和职责
(一)本院设置档案室,隶属办公室领导,由一名副主任主管。档案室配备专职档案员。各庭、处、室指定一名兼职档案员,负责档案的收集、整理、移交等工作。
(二)档案室负责收集、整理、保管、统计、利用本院全部档案,为审判工作、领导决策和其它工作服务。
(三)办公室对全市法院系统的档案工作负有指导和检查职责,不定期召开档案工作会议,组织交流工作经验,并对档案专职人员进行业务培训。及时发现、纠正问题,消除安全隐患。
(四)对档案工作做出显著成绩的单位和个人,建议给予奖励。
(五)档案工作人员应当具备档案工作的专业知识,坚持原则,忠于职守,遵守纪律,依法办事。
二、档案管理范围
(一)行政文书类:
1、中央、省、市党委、人大、政府、政法委及最高院、省高院有关文件、领导讲话、工作简报;
2、本院各类文件、报告、本院领导重要会议的讲话,院党组、院务会、审判委员会、党组民主生活会记录;
3、财务会计、干部人事、声像、基建档案;
4、其它应当归档的有关行政文书的材料和物品。
(二)诉讼文书类:
1、本院己审理结案的刑事、民事、行政一审、二审和再审案件卷宗以及执行、赔偿案件卷宗;
2、本院己审理结案的驳回申诉、不予受理、管辖权异议上诉案件的卷宗;
3、本院己结案的各类司法鉴定材料;
4、其它应当归档的诉讼文书材料。
三、立卷要求和归档时间
(一)立卷要求
1、行政文书和诉讼文书的档案立卷,依照最高人民法院《人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《人民法院行政文书立卷归档办法》的规定和要求进行立卷。不得擅自扩大立卷归档范围或不按规定要求立卷的,由档案室责令纠正,拒不纠正的,档案室有权拒绝归档。
2、人民法院的诉讼文书,要根据刑事、民事、行政等案件类别,按年度、审级、一案一号的原则,单独立卷,一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、函电都应使用收案时间编写的案号。
3、行政文书及诉讼文书档案一律使用统一印制的档案盒和封面进行装订,卷内材料逐页编号,统一用阿拉伯数字编写在材料纸的右上角和背面的左上角,每卷卷宗封面、卷内目录,要按规定项目、格式逐项填写齐全。结案日期填写审判日期或送达回证上签字日期。
4、卷宗内的正式行政文书、诉讼文书必须使用标准办公纸制作成油印件,卷宗内的钢笔书写件必须使用蓝墨或碳素墨水,字迹要求工整、清晰、规范。
5、其它应当归档的物品如录音带、录像带、照片、证物等应统一整理、编目,分别存放。
6、卷宗装订前,要对卷内材料进行全面检查,合格后方能装订归档,卷宗必须用线绳三孔一线装订,并在卷底装订线结扣处粘贴封志,由立卷人及档案管理部门加盖骑缝章。
(二)归档时间
1、各部门应将行政文书、诉讼文书和有关物品按要求整理,整理好后即时移送档案室归档。
2、对诉讼文书材料,各业务庭应当在案件审结后及时进行整理、装订,每月一次由兼职档案员统一移交档案室,档案室根据立案庭编制的案号认真核对,逐卷检查验收,卷宗质量不符合要求的,应退回重新整理。
3、行政文书和有关物品,由各部门负责人和兼职档案员整理并登记造册后,每个季度统一移交档案室,档案室经检查后立卷、归档。
四、档案的移交与保管
(一)档案的移交由各部门兼职档案员具体负责。各部门负责人为档案移交的第一责任人,负责检查卷宗质量、督促本部门档案按期归档。
(二)档案室应建立健全档案移交登记制度,档案移交归档应严格履行交接手续,交接登记簿应详细载明交接日期、文书名称、册数文号、交接人姓名。登记簿一式两份,分别由各部门负责人、兼职档案员和档案室工作人员签字后留存备查。
(三)档案室收到行政文书和诉讼文书档案后,应及时进行立卷整理。对确定归档的档案,应在卷宗封面右上角加盖“归档”印章。同时,根据档案的类别、年度、审级、保管期限等,详细登记档案目录和检索卡片。
(四)档案室每季度根据立案庭编制的案号,对各部门入库的档案进行一次清查,发现未入库归档的档案,应及时督促各部门移交,各部门在规定时间内仍未移交的,予以通报。发现档案卷宗丢失的根据档案法和本院有关规定追究部门和责任人责任。
(五)档案室对保管期限届满的行政文书和诉讼文书档案,每年底进行一次鉴定。对经鉴定应当销毁的,列出清单,经院领导和院档案鉴定、销毁小组同意后,向省高级人民法院写出销毁报告。
(六)档案库房必须建立安全保卫制度,认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘和通风等措施,定期进行安全检查。
(七)院各部门负责人或部门兼职档案员工作变动,应及时与院档案室办理移交手续,移交时必须有主管院领导在场监督并见证。移交完毕后,各部门负责人或兼职档案员方可到新的工作岗位上班。
五、档案的利用与借阅
(一)档案应当充分利用。档案室应当为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便,充分发挥档案为领导决策、审判工作和经济建设服务的作用。
(二)档案室设立专门的阅卷室,供档案利用人使用。档案利用人阅卷时,档案专职人员应当在场,防止档案利用人员毁损、窃取档案资料。
(三)本院工作人员因工作需要查阅档案,由所在部门负责人签署意见,办公室进行登记后方能查阅。
(四)党委、人大和有关法院、公安机关、检察机关、安全机关查阅档案,应持正式介绍信和工作证(身份证)。经办公室负责人同意、报分管院领导批准并办理查阅手续后方能查阅。
(五)外单位查阅档案,须持县、团级以上(本市县、区的,应持乡、镇、街道办事处以上)介绍信,经办公室负责人同意、报分管院领导批准,并办理查阅手续后方能查阅。
(六)律师查阅档案,应持介绍信和律师执业执照,通过原案件承办人签署意见,庭负责人同意,办公室负责人批准,办理查阅手续后,方能查阅。律师对卷内材料除判决书、裁定书、调解书等结论性材料可以摘抄和复制外,其它材料未经允许不得摘抄和复制。
(七)涉及国家机密、个人隐私和对社会有不良影响的案卷,不得查阅。除党委、人大和上级法院以外,任何单位和个人不得查阅法院审判副卷。
(八)档案不得借出。因工作需要确需借出的,必须经主管院领导签字同意后到办公室办理调卷手续方能调卷。
(九)上级法院因工作需要调阅卷宗的,由立案庭负责,并经庭长、主管院领导签字同意后到办公室办理调卷手续方能调卷。
(十)查阅档案只限档案利用人,非档案利用人不得进入档案室和阅卷室。
(十一)档案利用人对查阅的档案,不得拆封、抽取材料、涂改、勾画、污损,违反者依法追究责任。
(十二)档案利用人复印卷宗材料的,应经档案专职人员同意。卷宗材料只能在档案室复印,并按规定缴纳一定的复印费,不得将档案带出档案室以外的地方复印。
(十三)档案工作人员必须严格遵守纪律、保守国家秘密,不得擅自扩大利用范围,泄露档案内容和机密,违反者依法追究有关责任。

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